Comment utiliser un CRM : 10 conseils pour l'exploiter au maximum

Aujourd'hui, s'équiper d'un logiciel CRM est devenu vital pour les commerciaux, les directeurs commerciaux et les dirigeants de petites et moyennes entreprises (TPE et PME).

Ce type de logiciel offre des fonctionnalités puissantes pour gérer efficacement vos relations clients et booster vos ventes.

Cependant, s'il n'est pas utilisé, mal utilisé ou non maintenu dans le temps correctement, il perd en intérêt et en efficacité, notamment au niveau de la qualité des données.

Dans cet article, nous allons explorer 10 conseils concrets pour tirer pleinement parti de votre CRM, optimiser la qualité de votre base de données et améliorer les performances de vos campagnes commerciales.

Prêt à découvrir comment transformer votre CRM en véritable machine commerciale ? Lisez la suite !

Au sommaire de cet article :

Mettez votre base de données à jour
N'oubliez pas les clients inactifs
Formez votre équipe commerciale pour exceller
Collaborez pour mieux vendre
Intégrez le CRM avec d'autres outils
Segmentez votre base de données
Utilisez le lead scoring et l'analyse prédictive
Automatisez les tâches fastidieuses
Centralisez la documentation commerciale
Analysez les performances du CRM pour s'améliorer en continu

1. Mettez votre base de données CRM à jour

L'une des clés de la réussite avec un CRM est de disposer de données clients fiables et à jour.

Voici plusieurs conseils pour mettre à jour votre base de données CRM :

Ne pas laisser vos contenus en accès libre et placer des formulaires de téléchargement
Utiliser les champs progressifs pour compléter le profil de vos contact en continu
Sensibilisez et formez vos équipes sur l'importance de la qualité de la donnée
Utilisez les workflows pour créer des rappels automatiques

Un formulaire derrière chaque contenu

C'est un conseil basique, simple mais terriblement efficace !

Lorsque vous proposez des contenus précieux tels que des guides, des livres blancs ou des webinaires sur votre site web, ne les laissez pas en accès libre.

Au lieu de cela, utilisez des formulaires de téléchargement pour demander aux visiteurs de fournir leurs coordonnées avant d'accéder au contenu.

Cela vous permettra de collecter des informations clés sur vos prospects et d'enrichir votre base de données CRM et vous permettra par la suite de garder un contact régulier avec vos prospects et clients, d'identifier de nouvelles opportunités et de personnaliser vos communications.

Les champs progressifs : une mise à jour intelligente

Pour éviter de surcharger vos prospects avec un formulaire trop long, utilisez les champs progressifs.

Ces derniers afficheront de nouvelles questions à chaque interaction avec vos visiteurs, ce qui vous permettra de recueillir des informations supplémentaires au fil du temps.

Ainsi, vous pourrez compléter progressivement les profils de vos contacts dans votre CRM sans les décourager avec un formulaire trop long dès le départ.

La fonctionnalité de champs progressifs va permettre d'afficher uniquement dans le formulaire de nouvelles informations à renseigner comme par exemple des champs personnalisés.

Par exemple, supposons que votre client est déjà présent en base de données à la suite d'une inscription à un évènement, et qu'il a renseigné les informations suivantes :

son nom et prénom
l'adresse email
son numéro de téléphone
le nom de son entreprise

Supposons maintenant que ce dernier revienne sur votre site web pour télécharger un livre blanc.

Avec un formulaire composé de champs progressifs, vous allez pouvoir collecter davantage d'information en affichant uniquement de nouveaux champs comme :

taille de votre entreprise
votre intitulé de poste
vos enjeux (menu déroulant)

Cette fonctionnalité vous permet donc d'enrichir de manière intelligente votre base de données CRM.

Dans HubSpot, qui est un logiciel CRM équipé de ce fonction, vous pouvez utilisez des champs progressifs pour permettre à vos clients de mettre à jour leurs coordonnées et compléter leur profil au fur et à mesure qu'ils interagissent avec votre site web et vos campagnes marketing.

Si vous souhaitez découvrir cette fonctionnalité ou voir une démo du logiciel HubSpot, je vous invite à réserver une consultation gratuite.

Sensibilisez et formez vos équipes sur l'importance de la qualité des données

La qualité de votre base de données dépend en grande partie de l'implication et de l'attention de vos équipes. Assurez-vous de fournir une formation régulière à vos collaborateurs sur l'importance de la mise à jour des données dans le CRM.

Expliquez-leur les avantages d'avoir des informations précises sur les clients, les prospects et les opportunités de vente.

Cette notion est d'autant plus importante pour les équipes commerciales qui ont une pression importante sur les objectifs et qui doivent donc rapidement transformer des leads en clients.

Voici exemple de démarche :

Étape 1 : Organisez des sessions de sensibilisation

Commencez par organiser des sessions de sensibilisation sur l'importance de la qualité des données dans un CRM. Expliquez en quoi des données précises et à jour sont essentielles pour une prise de décision éclairée, des interactions clients personnalisées et des campagnes marketing efficaces. Mettez en avant les avantages pour l'ensemble de l'entreprise : une meilleure connaissance des clients, une amélioration de l'efficacité des ventes, une augmentation de la satisfaction client, etc.

Étape 2 : Démontrez les conséquences d'une mauvaise qualité des données

Pour illustrer l'importance de la qualité des données, présentez des exemples concrets des conséquences d'une mauvaise qualité de données : erreurs dans les communications, prises de décision basées sur des informations erronées, insatisfaction client due à des informations obsolètes, etc. Montrez comment des données inexactes peuvent nuire à la réputation de l'entreprise et impacter négativement les résultats.

Étape 3 : Impliquez les équipes dans l'amélioration des données

Encouragez les membres de chaque équipe à devenir acteurs de l'amélioration des données dans le CRM. Mettez en place des processus pour signaler les erreurs ou les données manquantes, et assurez-vous que chacun comprend son rôle dans le maintien de la qualité des données. Valorisez les contributions des employés et reconnaissez les efforts pour encourager l'engagement.

Étape 4 : Proposez des formations spécifiques

Organisez des formations spécifiques sur la manière de saisir et de gérer les données dans le CRM de manière précise et cohérente. Montrez aux équipes comment utiliser les fonctionnalités du CRM pour enrichir les informations client, suivre les interactions et mettre à jour les enregistrements. Assurez-vous que chacun maîtrise les bases du CRM et qu'il sait comment tirer le meilleur parti des données.

Étape 5 : Mettez en place des contrôles de qualité

Créez des processus de contrôle de qualité pour vérifier régulièrement la précision des données dans le CRM. Identifiez les indicateurs clés de qualité et établissez des critères pour évaluer la fiabilité des informations. Ces contrôles permettent de détecter rapidement les erreurs et de prendre des mesures correctives.

Étape 6 : Fournissez des ressources et des guides

Mettez à disposition des ressources et des guides pour aider les équipes à maintenir la qualité des données. Créez des modèles d'enregistrements pour faciliter la saisie cohérente des informations. Proposez des FAQ et des supports de formation pour répondre aux questions courantes sur l'utilisation du CRM.

En suivant ces étapes, vous pouvez sensibiliser et former efficacement vos équipes sur l'importance de la qualité des données dans un CRM, ce qui contribuera à améliorer les performances globales de votre entreprise.

Une équipe sensibilisée, bien formée et des process de vérification de corrections et de maintenance permettront une meilleure mise à jour des données.

Utilisez les workflows pour créer des rappels automatiques aux équipes

Comme vu juste avant, la qualité des données d'un CRM passe en 1er lieu par une bonne utilisation et une mise à jour régulière des données par les utilisateurs et propriétaires des contacts.

Pourquoi automatiser les rappels avec les workflows ?

Lorsqu'il s'agit d'assurer la qualité des données dans un CRM, la régularité des mises à jour est cruciale. Certains CRM comme par exemple le logiciel HubSpot CRM vous offrent une solution efficace pour faciliter cette tâche grâce aux workflows automatisés.

Imaginez que l'un de vos commerciaux conclut une transaction avec un client potentiel, mais après un certain temps d'inactivité, aucune action n'est entreprise pour maintenir à jour les informations du contact. C'est ici qu'interviennent les workflows et automatisations.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer des rappels automatisés pour les équipes concernées. Par exemple, vous pouvez programmer des rappels pour demander aux commerciaux de vérifier et de mettre à jour les informations des contacts après une période donnée d'inactivité, ou bien après l'envoi d'une proposition commerciale.

Une fois configurés, ces workflows envoient automatiquement des notifications aux équipes, leur rappelant de prendre des mesures concernant les contacts spécifiques. Ces rappels jouent un rôle essentiel pour garder votre base de données à jour, éliminer les données obsolètes et identifier les opportunités commerciales qui nécessitent une attention immédiate.

Process pour automatiser les rappels

Voici le process en 10 étapes pour construire le bon workflow afin d'automatiser des rappels utiles à la mise à jour du CRM :

Définir l'objectif du workflow : Identifiez clairement l'objectif du workflow, tel que le rappel de mise à jour des informations des contacts après une période d'inactivité.
Sélectionner les critères déclencheurs : Choisissez les critères qui déclencheront le rappel, par exemple, une période spécifique d'inactivité pour un contact ou l'envoi d'une proposition commerciale.
Définir les actions du workflow : Spécifiez les actions que les équipes doivent entreprendre suite au rappel, comme la mise à jour des données du contact dans le CRM.
Personnaliser les notifications : Configurez les notifications automatiques qui seront envoyées aux équipes concernées pour leur rappeler de prendre des mesures spécifiques.
Programmer la fréquence des rappels : Déterminez la fréquence des rappels en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple, choisissez une période hebdomadaire ou mensuelle pour les rappels.
Tester et valider le workflow : Avant de le mettre en production, effectuez des tests pour vous assurer que le workflow fonctionne correctement et envoie les rappels aux bons moments.
Déployer le workflow en production : Une fois le workflow testé et validé, mettez-le en production pour qu'il fonctionne de manière automatique selon les critères définis.
Surveillez et ajustez le workflow : Surveillez régulièrement les résultats du workflow et ajustez-le si nécessaire pour l'optimiser au fil du temps.
Formez les équipes concernées : Assurez-vous que les équipes concernées comprennent le processus et savent comment répondre aux rappels de manière adéquate.
Analysez les résultats et mesurez l'efficacité : Analysez les performances du workflow en termes d'efficacité dans la mise à jour des données et dans la conversion des opportunités en ventes. Utilisez ces données pour prendre des décisions éclairées sur l'amélioration continue du processus.

Comment automatiser les rappels de mise à jour des données dans HubSpot CRM ?

Avec HubSpot CRM, vous pouvez créer des workflows automatisés pour envoyer des rappels de tâches aux équipes concernant les mises à jour de la base de données.

Par exemple, vous pouvez programmer des rappels pour demander aux commerciaux de vérifier les informations des contacts après une certaine période d'inactivité ou après l'envoi d'une proposition commerciale.

Ces rappels automatisés garantissent que votre base de données reste à jour et que vous ne manquez aucune opportunité.

Lancez des sondages et des enquêtes

Les sondages et enquêtes de satisfaction sont un excellent moyen de "glaner" des informations sur vos prospects et clients tout en mettant à jour votre base de données.

Envoyez un sondage ou une enquête à vos prospects inactifs pour recueillir leurs commentaires sur leur expérience passée avec votre entreprise.

Utilisez ces informations pour identifier les points d'amélioration et personnaliser vos prochaines interactions.

Les sondages et enquêtes de satisfaction constituent des outils puissants pour collecter des informations précieuses auprès de vos prospects et clients tout en actualisant votre base de données.

En tant que moyen d'interaction directe avec votre audience, ils offrent une opportunité de mieux comprendre leurs besoins, préférences et appréciations vis-à-vis de votre entreprise.

Pour commencer, envoyez un sondage ou une enquête aux prospects inactifs pour recueillir leurs commentaires sur leur expérience passée avec votre entreprise.

Posez des questions pertinentes concernant leur satisfaction, les raisons de leur inactivité et leurs éventuels besoins non satisfaits.

Un conseil : assurez-vous que le sondage soit simple et facile à remplir, afin d'encourager la participation.

En utilisant les informations collectées, vous pourrez identifier les points d'amélioration et comprendre les motifs de désengagement.

Ces connaissances vous permettront de personnaliser vos prochaines interactions en proposant des solutions adaptées à leurs attentes spécifiques.

De plus, les sondages et enquêtes renforcent le lien avec vos prospects et clients en leur montrant que leur opinion est valorisée.

Cela peut inciter les prospects inactifs à réengager avec votre entreprise, car ils sentiront que leurs préoccupations sont prises en compte.

En intégrant les résultats des sondages dans votre CRM, non seulement vous mettez à jour les coordonnées de vos prospects et clients mais vous créez une base de données enrichie de feedbacks clients qui vous guidera vers une amélioration continue de vos produits, services et pratiques commerciales.

Cette démarche proactive favorise la fidélisation de vos clients et contribue à augmenter le taux de conversion des prospects inactifs en clients satisfaits.

Utiliser le prétexte du RGPD pour mette à jour les données

Pour inciter vos client et prospects à mettre à jour leurs informations, vous pouvez aussi envoyer un email automatisé à vos un lien vers un formulaire de mise à jour RGPD pour qu'ils puissent facilement mettre à jour leurs informations et préférences de communication.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une réglementation importante qui vise à protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles des individus.

Vous pouvez profiter de cette opportunité pour inciter vos clients et prospects à mettre à jour leurs informations et préférences de communication.

Pour ce faire, créez un email automatisé personnalisé que vous enverrez à votre base de données.

Dans cet email, expliquez que vous mettez à jour vos processus pour vous conformer au RGPD et que vous avez besoin de leurs informations à jour pour respecter les normes de protection des données.

Incluez un lien vers un formulaire de mise à jour RGPD, simple et convivial, où vos clients et prospects pourront facilement mettre à jour leurs informations personnelles et leurs préférences de communication.

Veillez à ce que le formulaire soit bien conçu et qu'il leur demande uniquement les informations nécessaires, afin de faciliter le processus de mise à jour.

En utilisant le prétexte du RGPD, vous montrez à vos clients que vous prenez la protection de leurs données au sérieux et que vous êtes engagés à respecter leur vie privée.

Cela renforce la confiance envers votre entreprise et incite les clients et prospects à mettre à jour leurs informations, sachant que cela est fait dans un but légitime et sécurisé.

De plus, cette démarche proactive vous permettra d'obtenir des données précises et à jour dans votre CRM HubSpot, ce qui améliorera la qualité de votre base de données et facilitera vos interactions personnalisées avec vos contacts.

Vous pourrez ainsi offrir des expériences clients optimales et mieux répondre à leurs besoins spécifiques.

En utilisant le RGPD comme prétexte pour mettre à jour les données, vous transformez une obligation réglementaire en une opportunité stratégique pour améliorer la qualité de vos données et renforcer vos relations avec vos clients.

C'est une approche gagnante-gagnante qui garantit la conformité aux réglementations en vigueur tout en maximisant les avantages pour votre entreprise et vos contacts.

2. N'oubliez pas les clients (et prospects) inactifs

Ne sous-estimez pas la valeur de vos clients inactifs : c'est une véritable mine d'or !

Vous pourriez être surpris de voir à quel point certains clients inactifs peuvent redevenir actifs grâce à un simple rappel ou une offre spéciale.

Voici quelques exemples pour "réactiver" vos anciens clients ou prospects avec votre outil CRM :

Relance par email personnalisé
Relance par téléphone
Relance par publicité ciblée
Suivi et relance sur les réseaux sociaux
Relancer avec l'événementiel
Les relances avec offres spéciales

Nous allons voir plus en détails comment matérialiser ces actions dans le logiciel HubSpot CRM.

La relance par email personnalisé

Créez une séquence d'emails automatisés dans votre CRM pour relancer ces prospects inactifs.

L'objectif de la relance par email personnalisé est de renouer le contact avec des prospects ou clients inactifs, en leur envoyant des emails ciblés et personnalisés pour susciter leur intérêt et les inciter à réengager avec votre entreprise.

Étape 1 : Segmentez votre base de données

Avant de commencer la relance par email, segmentez votre base de données dans le CRM pour identifier les prospects ou clients inactifs.

Par exemple, vous pouvez créer une liste en utilisant les critères suivants :

La dernière interaction (activité) remonte à plus de 6 mois.
Aucune ouverture d'email au cours des 3 derniers mois.
Aucune visite sur le site web au cours des 4 derniers mois.

Pour plus de conseils et de détails sur ce point, je vous invite à consulter la partie " Segmentez votre base de données pour des campagnes ciblées".

Étape 2 : Rédigez le premier email de relance

Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger un mail de relance pertinent :

Utilisez un objet accrocheur : Le sujet de l'email doit être attractif pour inciter les destinataires à ouvrir l'email. Par exemple, "Nous vous avons manqué ! Voici une offre exclusive pour vous."
Personnalisez l'email : Utilisez le prénom du prospect ou client pour rendre l'email plus personnel. Par exemple, "Bonjour [Prénom],"
Rappelez leur dernière interaction : Mentionnez leur dernière interaction avec votre entreprise pour montrer que vous suivez leur parcours. Par exemple, "Nous avons remarqué que vous avez assisté à notre webinaire sur [sujet] il y a quelques mois."
Exprimez votre intérêt : Montrez votre intérêt envers eux en leur demandant comment ils ont trouvé leur dernière expérience avec votre entreprise. Par exemple, "Nous espérons que vous avez apprécié notre webinaire sur [sujet]. Nous aimerions avoir votre avis sur cet événement."

Étape 3 : Offrez une valeur ajoutée

Lorsque vous rédigez un email de relance, gardez à l'esprit que cela doit apporter bien plus qu'une simple relance commerciale. Votre objectif est d'établir un lien de confiance avec votre prospect en lui apportant des conseils et des informations intéressantes, au-delà de votre offre.

Pour cela, proposez un contenu de valeur ajoutée qui soit en adéquation avec leur dernière interaction avec votre entreprise. Voici quelques formats de contenus à forte valeur ajoutée que vous pouvez envisager :

Ebook exclusif : Offrez un ebook exclusif sur un sujet pertinent en lien avec les intérêts de votre prospect. Par exemple, vous pourriez dire : "Pour vous remercier de votre participation à notre webinaire, nous aimerions vous offrir gratuitement notre eBook exclusif sur [sujet]."
Guide pratique : Fournissez un guide pratique qui offre des conseils concrets et applicables pour résoudre les problèmes ou défis spécifiques de votre prospect.
Infographie informative : Proposez une infographie attractive et facile à lire qui présente des données et des statistiques pertinentes liées au secteur d'activité de votre prospect.
Étude de cas réussie : Partagez une étude de cas détaillée mettant en avant comment votre produit ou service a aidé un client à atteindre ses objectifs.
Webinaire exclusif : Invitez-les à un webinaire exclusif animé par des experts sur un sujet qui les intéresse particulièrement.
Quiz interactif : Créez un quiz interactif amusant qui permet à votre prospect de tester ses connaissances ou ses compétences sur un sujet pertinent.
Vidéo informative : Envoyez une vidéo courte mais informative qui présente votre produit ou service de manière convaincante.

En offrant des contenus à forte valeur ajoutée, vous démontrez votre expertise et votre intérêt sincère pour les besoins de votre prospect.

Cela renforce votre crédibilité et votre légitimité en tant qu'acteur de confiance dans votre domaine, ce qui augmente les chances que votre relance soit bien accueillie et que votre prospect s'engage davantage avec votre entreprise.

La valeur ajoutée que vous apportez permet de créer des relations durables avec vos contacts et de les convertir en clients fidèles.

Étape 4 : Planifiez les emails de suivi

Imaginons que vous ayez récemment organisé un webinaire sur les dernières tendances du marketing numérique.

Parmi les participants, certains prospects ont exprimé leur intérêt pour votre produit, mais depuis lors, ils sont restés inactifs.

C'est le moment d'utiliser une série d'emails de suivi pour maintenir le contact et raviver leur intérêt !

Email de suivi (Jour 1) : Dans le premier email de suivi, remerciez-les d'avoir participé au webinaire et exprimez votre gratitude pour l'intérêt qu'ils ont montré envers votre entreprise. Rappeler brièvement les points clés du webinaire et proposez de leur envoyer le replay s'ils n'ont pas pu y assister. Enfin, informez-les qu'ils recevront bientôt des emails supplémentaires avec des ressources exclusives et des offres spéciales.
Email de rappel (Jour 7) : Une semaine après le webinaire, envoyez un email de rappel sympathique. Mettez l'accent sur la valeur ajoutée qu'ils peuvent obtenir en s'engageant davantage avec votre entreprise. Proposez-leur des articles de blog récents sur les sujets qui les intéressent, des guides pratiques ou des études de cas qui mettent en avant les réussites de vos clients. Encouragez-les à se tenir informés de vos dernières actualités et à profiter pleinement des ressources gratuites que vous offrez.
Email d'offre spéciale (Jour 14) : Deux semaines après le webinaire, il est temps de les surprendre avec une offre spéciale. Proposez-leur une réduction sur l'un de vos produits ou services qui correspond à leurs intérêts exprimés lors du webinaire. Rendez l'offre limitée dans le temps pour susciter l'urgence et l'envie d'agir. Mettez en évidence les avantages qu'ils peuvent obtenir en saisissant cette opportunité et incitez-les à passer à l'action dès maintenant.

Soyez persévérant tout au long du processus de relance : même si certains destinataires ne répondent pas immédiatement, continuez à communiquer avec eux en proposant des messages et des offres adaptés à leurs intérêts.

Les emails de suivi bien planifiés montrent votre engagement envers vos prospects et clients, et ils peuvent finalement les inciter à s'engager davantage avec votre entreprise.

Restez attentif à leurs réponses et ajustez vos prochaines relances en fonction de leurs interactions pour un suivi personnalisé et efficace.

Exemple de mail de suivi :

Objet : Nous vous avons manqué ! Voici une offre exclusive pour vous.

Bonjour [Prénom],

Nous espérons que vous allez bien. Nous avons remarqué que vous avez assisté à notre webinaire sur [sujet] il y a quelques mois. Nous espérons que cette expérience vous a été utile et informative.

En tant que client apprécié, nous aimerions connaître votre avis sur notre webinaire. Votre feedback est essentiel pour nous permettre de continuer à améliorer nos contenus et nos événements.

En remerciement de votre participation, nous aimerions vous offrir gratuitement notre eBook exclusif sur [sujet]. Ce livre électronique approfondira les sujets abordés lors du webinaire et vous fournira des informations supplémentaires pour développer vos connaissances dans ce domaine.

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N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des besoins spécifiques. Nous sommes là pour vous aider à réussir.

Nous espérons vous revoir bientôt parmi nos clients actifs !

Bien cordialement,
L'équipe [Votre Entreprise]

En utilisant cette approche personnalisée et en offrant une valeur ajoutée aux prospects ou clients inactifs, vous augmentez les chances de susciter leur intérêt et de les inciter à renouer le contact avec votre entreprise.

La relance par téléphone

La relance par téléphone constitue une approche directe et personnalisée pour raviver l'intérêt de vos prospects inactifs. Pour mettre en place cette stratégie efficace, suivez ces étapes clés :

Identifiez les prospects importants : Parcourez votre base de données dans votre CRM pour identifier les prospects inactifs qui pourraient être des opportunités importantes pour votre entreprise. Classez-les en fonction de leur potentiel de conversion et de leur historique d'interaction avec votre marque.
Affectez-les à vos commerciaux : Une fois les prospects prioritaires identifiés, affectez-les à vos commerciaux les plus appropriés pour un suivi téléphonique personnalisé. Assurez-vous que chaque commercial comprend l'importance stratégique de ces prospects et qu'ils sont bien informés sur les offres et les messages pertinents à transmettre.
Préparez le contenu de l'appel : Avant de passer l'appel, consultez les notes et les informations disponibles dans le CRM sur chaque prospect. Cela vous aidera à personnaliser votre approche et à mieux comprendre leurs besoins potentiels. Identifiez les interactions passées, les produits ou services qu'ils ont consultés, et toute autre donnée utile pour créer un contexte pertinent pour l'appel.
Soyez empathique et professionnel : Lors de l'appel, faites preuve d'empathie en reconnaissant que vous respectez leur temps et leur intérêt. Présentez-vous clairement et expliquez le but de l'appel avec bienveillance. Laissez-les s'exprimer et posez des questions pour mieux comprendre leurs préoccupations et leurs besoins actuels.
Adaptez votre offre : Utilisez les informations recueillies lors de l'appel pour adapter votre offre en fonction des besoins spécifiques du prospect. Proposez des solutions personnalisées qui répondent directement à leurs attentes et démontrez comment votre produit ou service peut apporter une réelle valeur ajoutée à leur entreprise.
Assurez un suivi : Après l'appel, enregistrez soigneusement les résultats dans HubSpot CRM. Prenez note des informations importantes et planifiez un suivi approprié pour continuer à cultiver la relation avec le prospect.

En utilisant la relance par téléphone, vous démontrez un véritable engagement envers vos prospects inactifs. Cette approche personnelle renforce la relation avec vos prospects, ce qui les incite à accorder davantage d'attention à votre entreprise et à réactiver leur intérêt.

En combinant les informations du CRM et une communication ciblée, vous maximisez les chances de conversion et de fidélisation de vos prospects, en créant des expériences positives qui font la différence dans le parcours d'achat.

La relance par publicité ciblée

La relance par publicité ciblée est une approche puissante pour réengager vos prospects inactifs et les ramener sur votre site web.

En utilisant les outils de reciblage publicitaire comme ceux présents dans le logiciel CRM et Marketing HubSpot, vous pouvez créer des campagnes de remarketing stratégiques et personnalisées.

Voici comment procéder :

Segmentez votre audience : Dans votre CRM, segmentez votre base de données pour identifier les prospects inactifs et créez un groupe spécifique pour cette cible. Utilisez des critères tels que la dernière interaction avec votre site web ou le dernier email ouvert pour cibler précisément les prospects qui pourraient bénéficier d'une relance.
Personnalisez vos publicités : Adaptez vos publicités en fonction des comportements et des intérêts de chaque segment de prospects inactifs. Utilisez les données du CRM pour personnaliser les messages et les offres spécifiques à chaque groupe. Par exemple, si un prospect a montré de l'intérêt pour un produit ou service particulier, présentez-lui une publicité avec une offre exclusive sur ce produit.
Utilisez des messages pertinents : Les prospects inactifs peuvent avoir différentes raisons pour leur désengagement. Certains pourraient avoir besoin d'une offre spéciale pour les inciter à revenir, tandis que d'autres pourraient avoir besoin d'informations supplémentaires pour prendre une décision d'achat. Adaptez vos messages en fonction de ces besoins spécifiques pour maximiser l'efficacité de vos publicités.
Planifiez les campagnes de remarketing : Définissez une fréquence et une durée appropriées pour vos campagnes de remarketing. Assurez-vous de ne pas sur-solliciter vos prospects inactifs avec trop d'annonces, mais planifiez suffisamment de rappels pour maintenir leur intérêt.
Mesurez les résultats : Utilisez les outils d'analyse pour suivre les performances de vos campagnes de remarketing. Surveillez les taux de clics, les taux de conversion et les revenus générés pour évaluer l'efficacité de vos publicités. Utilisez ces données pour optimiser vos campagnes en temps réel et maximiser votre retour sur investissement.

En utilisant la relance par publicité ciblée, vous montrez à vos prospects inactifs que vous êtes attentifs à leurs besoins et que vous leur offrez des solutions adaptées.

Cette approche personnalisée augmente les chances de réengagement et de conversion, car les prospects se sentent valorisés et considérés par votre entreprise.

Avec des publicités stratégiques et des messages pertinents, vous créez une expérience client positive qui incite les prospects inactifs à revenir sur votre site web et à poursuivre leur parcours d'achat avec votre entreprise.

Si vous voulez savoir comment les outils de retargeting comme ceux proposés par HubSpot fonctionnent, je vous invite à réserver une consultation gratuite avec notre équipe.

Le suivi et la relance sur les réseaux sociaux

Le suivi et la relance sur les réseaux sociaux sont des stratégies efficaces pour maintenir une connexion avec vos prospects inactifs et susciter leur intérêt envers votre entreprise.

Voici un exemple de démarche applicable :

Identifiez leurs comptes sociaux : Consultez les informations disponibles dans votre CRM pour identifier les comptes sociaux des prospects inactifs. Assurez-vous que vous suivez leurs comptes sur les principales plateformes (comme LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram, etc.) pour rester informé de leurs activités.
Engagez-vous avec leur contenu : Soyez actif en interagissant avec leurs publications. Aimez, commentez et partagez du contenu pertinent qu'ils ont partagé. Montrez-vous intéressé par leurs intérêts et leurs activités pour renforcer votre présence dans leur flux d'actualité.
Partagez du contenu pertinent : Publiez régulièrement du contenu de qualité sur vos propres comptes sociaux. Assurez-vous que le contenu que vous partagez est en lien avec les intérêts et les préoccupations de vos prospects inactifs. Cela peut être des articles de blog, des vidéos, des infographies ou tout autre contenu susceptible de les intéresser.
Envoyez des messages privés personnalisés : Utilisez les messages privés sur les réseaux sociaux pour engager des conversations personnalisées avec vos prospects inactifs. Plutôt que de leur envoyer une relance commerciale directe, entamez une conversation sur des sujets qui les intéressent et posez-leur des questions pour mieux comprendre leurs besoins et leurs défis.
Soyez patient et persévérant : La relance sur les réseaux sociaux peut prendre du temps. Soyez patient et persévérant dans vos interactions. Ne vous attendez pas à obtenir une réponse immédiate, mais continuez à entretenir la relation en restant présent dans leur sphère digitale.
Adaptez votre approche : Chaque prospect inactif est unique, donc adaptez votre approche en fonction de leur comportement et de leurs réponses. Si un prospect montre de l'intérêt pour un sujet particulier, partagez plus de contenu sur ce sujet et proposez-lui des ressources supplémentaires pour approfondir ses connaissances.

En utilisant le suivi et la relance sur les réseaux sociaux, vous construisez une relation plus informelle et amicale avec vos prospects inactifs.

Cette approche moins commerciale et plus personnalisée permet de renforcer la confiance et l'intérêt envers votre entreprise.

En étant présent dans leur flux d'actualité et en interagissant de manière authentique, vous montrez votre engagement envers eux en tant qu'individus et non simplement comme des clients potentiels.

Cela peut conduire à une réactivation de leur intérêt pour votre entreprise et à un engagement plus fort avec votre marque sur les réseaux sociaux.

La relance lors d'événements

La relance lors d'événements est une excellente opportunité pour réengager vos prospects inactifs et les inciter à s'impliquer à nouveau avec votre entreprise.

Voici une liste d'idées originales pour relancer vos prospects et clients inactifs grâce à des événements :

Webinaires interactifs : Organisez des webinaires interactifs et engageants sur des sujets pertinents pour vos prospects inactifs. Mettez en avant des intervenants experts de l'industrie et encouragez les participants à poser des questions en direct.
Ateliers pratiques : Proposez des ateliers pratiques et concrets pour aider vos prospects inactifs à résoudre des problèmes spécifiques. Offrez-leur une expérience immersive qui les incite à réactiver leur intérêt pour vos solutions.
Salons virtuels : Organisez des salons virtuels où vos prospects inactifs peuvent explorer vos produits et services dans un environnement interactif. Présentez des démonstrations en direct, des vidéos explicatives et des stands virtuels pour maximiser leur engagement.
Événements de networking : Organisez des événements de networking virtuels où vos prospects inactifs peuvent se connecter avec des professionnels de l'industrie, échanger des idées et établir de nouvelles collaborations.
Petits déjeuners ou apéritifs virtuels : Invitez vos prospects inactifs à des petits déjeuners ou des apéritifs virtuels. Profitez de ces moments conviviaux pour discuter de leurs besoins et leur offrir des solutions adaptées.
Concours et défis en ligne : Organisez des concours ou des défis en ligne pour attirer l'attention de vos prospects inactifs. Offrez des récompenses attractives pour les gagnants et encouragez-les à participer activement.
Sessions de formation : Proposez des sessions de formation en ligne sur des sujets d'intérêt pour vos prospects inactifs. Montrez-leur que vous êtes prêts à les accompagner dans leur montée en compétences.
Événements thématiques : Organisez des événements thématiques en lien avec des tendances ou des événements d'actualité. Suscitez leur curiosité en abordant des sujets pertinents et d'actualité.
Accès exclusif : Offrez des accès exclusifs à des ressources ou à des produits en avant-première pour vos prospects inactifs. Créez un sentiment d'urgence en leur proposant une opportunité limitée dans le temps.
Expériences virtuelles immersives : Mettez en place des expériences virtuelles immersives qui plongent vos prospects inactifs dans l'univers de votre entreprise. Utilisez des technologies innovantes pour créer des moments mémorables.

En utilisant des événements créatifs et attrayants, vous montrez à vos prospects inactifs que vous êtes déterminés à leur offrir une expérience unique et personnalisée.

Ces initiatives originales renforcent leur intérêt pour votre marque et créent des opportunités de réengagement significatives.

En capitalisant sur les avantages de l'événementiel, vous créez des interactions positives avec vos prospects, les incitant à revenir vers votre entreprise pour découvrir de nouvelles opportunités et solutions qui répondent à leurs besoins.

Les offres spéciales pour les clients inactifs :

Lorsqu'il s'agit de réactiver l'intérêt de vos clients et prospects inactifs, les offres spéciales ultra personnalisées peuvent très efficaces si elles sont proposées au bon moment.

Voici une liste d'idées originales pour relancer les clients et prospects inactifs avec des offres spéciales et ultra personnalisées :

Offres basées sur les achats passés : Proposez des remises ou des avantages spéciaux sur des produits ou services complémentaires à ceux que vos clients inactifs ont déjà achetés. Utilisez leur historique d'achats pour cibler les offres les plus pertinentes.
Offres pour des occasions spéciales : Créez des offres spéciales pour des occasions particulières comme leur anniversaire, l'anniversaire de leur premier achat avec votre entreprise, ou d'autres dates importantes pour eux.
Offres pour des événements spécifiques : Proposez des offres spéciales en lien avec des événements ou des fêtes spécifiques (Noël, Nouvel An, Journée mondiale du client, etc.). Créez une ambiance festive et incitez-les à renouer avec votre marque.
Offres exclusives pour des segments spécifiques : Segmentez vos clients inactifs en fonction de leurs intérêts et préférences, puis proposez-leur des offres exclusives qui répondent à leurs besoins spécifiques.
Programme de fidélité personnalisé : Mettez en place un programme de fidélité personnalisé qui récompense les clients inactifs pour leur engagement passé. Offrez-leur des avantages spéciaux en fonction de leur niveau d'engagement.
Offres basées sur l'engagement : Proposez des offres spéciales en fonction du niveau d'engagement des clients inactifs avec votre marque. Par exemple, offrez des remises plus importantes aux clients qui ont interagi fréquemment avec vos emails ou vos contenus.
Offres en partenariat avec d'autres marques : Collaborez avec d'autres marques complémentaires à la vôtre pour proposer des offres spéciales combinées. Cela peut être une excellente opportunité pour attirer l'attention des clients inactifs.
Offres pour encourager les avis et les témoignages : Proposez des offres spéciales aux clients inactifs en échange d'avis et de témoignages sur leurs expériences passées avec votre entreprise. Cela peut renforcer leur sentiment d'appartenance et les inciter à revenir vers vous.
Offres en fonction de la localisation : Utilisez les données de localisation disponibles dans votre CRM pour proposer des offres spéciales adaptées à la région ou au pays de vos clients inactifs.
Offres de parrainage : Encouragez vos clients inactifs à parrainer de nouveaux clients en leur offrant des avantages spéciaux pour chaque parrainage réussi.

Utilisez les données clients pour segmenter votre base de données et identifier les clients inactifs qui pourraient bénéficier de ces offres.

Créez des campagnes automatisées pour envoyer ces offres par email, sur les réseaux sociaux ou même par SMS.

Suivez les résultats de vos campagnes grâce aux outils d'analyse du CRM pour ajuster votre stratégie en fonction des retours de vos clients inactifs.

Avec un suivi précis et des offres sur mesure, vous avez toutes les cartes en main pour relancer vos clients et prospects inactifs avec succès.

Grâce à un CRM comme HubSpot, vous pouvez facilement mettre en œuvre ces offres spéciales ultra personnalisées : si vous voulez découvrir le potentiel de l'outil, je vous invite à réserver une consultation CRM gratuite.

3. Formez-votre équipe commerciale pour exceller

Un CRM peut offrir de nombreuses fonctionnalités avancées, mais pour en tirer pleinement parti, vous devez vous former et former vos équipes.

1. Investissez dans la formation récurrente : créez une équipe de "champions du CRM"

Au cœur de toute entreprise performante réside une équipe commerciale bien formée et compétente. C'est pourquoi l'étape cruciale de la formation ne doit jamais être sous-estimée lorsqu'il s'agit d'optimiser votre CRM pour une augmentation significative de vos ventes.

Organisez des séances de formation régulières pour les commerciaux afin qu'ils maîtrisent toutes les astuces et les outils à leur disposition.

Le potentiel de votre CRM ne peut être réellement exploité que lorsque vos commerciaux sont familiers avec ses rouages internes.

Organisez des séances de formation régulières, où vous pourrez aborder :

les questions d'usages restées sans réponse lors de la formation initiale
un cas pratique concret sur des usages commerciaux ou marketing
les nouvelles fonctionnalités du logiciels et leur application à votre métier

Le champs d'application est relativement large : cela peut aller de l'actualisation d la navigation dans l'interface aux techniques avancées de suivi et de gestion des contacts.

Par exemple, chez HelpSpot, nous organisons tous les trimestres des sessions de formation chez nos clients pour former leurs équipes marketing et commerciaux aux nouveautés HubSpot afin d'approfondir leurs connaissances.

A vous d'être créatifs et original sur le programme et le format pour susciter l'intérêt de vos collègues.

Voici quelques idées originales et créatives pour des ateliers de formation CRM qui captiveront l'intérêt de vos équipes en interne :

Le Jeu de Rôle Interactif : Organisez un atelier sous forme de jeu de rôle où les participants endossent différents rôles, comme celui d'un commercial ou d'un client, et interagissent à travers des scénarios de vie réelle. Cela permettra aux participants de mettre en pratique leurs compétences CRM de manière ludique et interactive.
La Chasse au Trésor de Données : Créez une chasse au trésor à travers les fonctionnalités du CRM. Les équipes doivent résoudre des énigmes et accomplir des tâches en utilisant le CRM pour découvrir des indices cachés et atteindre la "récompense" finale. Cela favorise une exploration approfondie du CRM tout en renforçant l'esprit d'équipe.
L'Atelier de Storytelling : Demandez aux participants de raconter une histoire fictive mettant en scène un client potentiel et son parcours d'achat, en utilisant le CRM pour guider les interactions. Cela encourage la créativité tout en mettant en évidence l'importance du suivi et de la personnalisation dans le processus de vente.
La Journée des Solutions Créatives : Invitez les participants à résoudre des défis réels en utilisant le CRM de manière innovante. Par exemple, comment pourraient-ils utiliser le CRM pour suivre les interactions sur les réseaux sociaux ou personnaliser des offres spéciales ? Encouragez les idées novatrices et récompensez les solutions les plus créatives.
L'Atelier "Personnalisez Votre CRM" : Divisez les participants en petits groupes et donnez-leur un scénario spécifique lié à leur rôle. Demandez-leur de personnaliser le CRM en fonction de ce scénario, en ajoutant des champs, des automatisations et des tableaux de bord pertinents. Cela permettra aux participants de personnaliser le CRM en fonction de leurs besoins spécifiques.
L'Atelier de Simulation de Campagne : Demandez aux participants de créer une campagne marketing ou de vente à partir de zéro en utilisant le CRM. Ils devront planifier les étapes, définir les audiences cibles, créer du contenu et suivre les performances. Cela mettra en lumière l'ensemble du processus et montrera comment le CRM peut soutenir chaque étape.
La Journée du "CRM Challenge" : Proposez une série de défis rapides et amusants liés au CRM, comme trouver le contact le plus ancien dans la base de données, créer un rapport de performances en moins de 10 minutes, ou automatiser une tâche spécifique. Les participants doivent relever les défis et accumuler des points pour gagner des prix.
L'Atelier "Le Futur du CRM" : Encouragez les participants à imaginer les évolutions futures du CRM et comment il pourrait être utilisé dans quelques années. Demandez-leur de présenter leurs visions sous forme de présentations, de prototypes ou même de vidéos. Cela stimulera la réflexion stratégique et l'innovation.
Le Tournoi du "Meilleur Utilisateur du CRM" : Organisez un tournoi où les participants s'affrontent dans des défis basés sur l'utilisation du CRM. Des épreuves de vitesse de saisie de données à la création de rapports en passant par la personnalisation avancée, les participants démontreront leurs compétences CRM et rivaliseront pour le titre de "Meilleur Utilisateur du CRM".
L'Atelier "Voyage dans le Temps CRM" : Plongez dans l'histoire du CRM en explorant les anciennes versions et les premiers outils de gestion de la clientèle. Comparez les fonctionnalités passées avec celles d'aujourd'hui et discutez de l'impact de l'évolution du CRM sur les pratiques commerciales.

Ces idées d'ateliers de formation CRM originaux et créatifs sont conçues pour susciter l'intérêt et l'enthousiasme au sein de vos équipes.

En adoptant des approches ludiques et interactives, vous favoriserez une meilleure compréhension et utilisation de votre CRM, contribuant ainsi à l'optimisation de vos efforts marketing et commerciaux.

Poursuivez "l'Excellence" grâce à la Formation Continue

Dans le monde en constante évolution du marketing et des ventes, la formation continue est essentielle pour maintenir une longueur d'avance.

Au delà des ateliers de formation, vous pouvez explorer les richesses des plateformes de formation en ligne, qui proposent une gamme diversifiée de cours et de ressources dédiées au CRM, à la gestion des prospects, à l'automatisation du marketing et bien plus encore.

Ces plateformes d'apprentissage vous permettent d'approfondir vos compétences en fonction de votre degré de maturité sur la logiciel et vous permettent aussi d'explorer de nouveaux horizons.

Certains logiciels CRM comme HubSpot propose une multitude de ressources de formation pour les utilisateurs :

les formations et certifications en ligne comme la HubSpot Academy
la base de connaissances en ligne
les tutoriels sur Youtube

Voici quelques avantages à poursuivre la formation à un CRM avec des plateformes d'apprentissage en ligne :

Flexibilité horaire : Les plateformes d'apprentissage en ligne vous permettent de suivre les cours à votre propre rythme, adaptant ainsi la formation à votre emploi du temps chargé.
Accessibilité : Vous pouvez accéder aux cours de n'importe où, que ce soit depuis votre bureau, chez vous ou en déplacement, tant que vous avez une connexion Internet.
Large gamme de contenus : Les plateformes d'apprentissage en ligne offrent une variété de formats de contenu, tels que des vidéos, des modules interactifs, des quiz et des documents téléchargeables, pour répondre à différents styles d'apprentissage.
Mises à jour régulières : Les cours en ligne sont souvent mis à jour pour refléter les dernières fonctionnalités et évolutions du CRM, assurant ainsi que vous êtes toujours à jour.
Auto-évaluation : Les plateformes en ligne proposent souvent des quiz et des exercices d'auto-évaluation pour mesurer vos progrès et identifier les domaines à renforcer.
Communauté d'apprenants : Certaines plateformes disposent de forums ou de groupes en ligne où vous pouvez interagir avec d'autres apprenants, poser des questions et partager des expériences.
Coût abordable : Les cours en ligne sont généralement plus abordables que les formations en présentiel, ce qui permet d'économiser sur les frais de déplacement et d'hébergement.
Certifications reconnues : Certaines plateformes offrent des certifications reconnues par l'industrie, ce qui peut renforcer votre crédibilité et vos compétences professionnelles.
Apprentissage autonome : Les plateformes en ligne favorisent l'indépendance et la responsabilité dans l'apprentissage, ce qui peut renforcer votre capacité à maîtriser le CRM à votre propre rythme.
Révision et référence : Vous pouvez revenir en arrière et réviser les modules de formation à tout moment, ce qui vous permet de consolider vos connaissances à mesure que vous utilisez le CRM dans votre travail quotidien.

En vous immergent dans ces cours en ligne, vous armez votre équipe commerciale avec les connaissances nécessaires pour exploiter pleinement les capacités de votre CRM, favorisant ainsi des résultats remarquables.

4. Collaborez pour vendre plus (et mieux)

Une meilleure collaboration entre vos équipes peut être déterminante pour le succès de vos ventes.

Alignez (ou réalignez) les Objectifs et Stratégies avec le SLA

Une synergie harmonieuse entre les équipes commerciales, marketing et service client est la clé pour garantir que chaque interaction avec un client soit fluide et cohérente.

L'alignement des objectifs et des stratégies de ces équipes simplifie les échanges et accélère très clairement les cycles de vente.

L'objectif de l'alignement" c'est de créer une orchestration parfaite où chaque département connait son périmètre d'actions et ses tâches.

Plus concrètement, un alignement permet par exemple :

de garantir que les efforts de marketing attirent les leads les plus pertinents
que les équipes commerciales les transforment en clients satisfaits
et que le service client les fidélise dans la durée.

C'est là que le "SLA" entre en jeu.

Le terme "SLA" (Service-Level Agreement) désigne un accord formel entre différentes parties, souvent des équipes ou des départements au sein d'une entreprise, qui établit des normes et des attentes claires concernant la qualité, la rapidité et d'autres aspects d'un service ou d'une activité spécifique.

Les SLA sont utilisés pour garantir que les engagements et les objectifs sont respectés, favorisant ainsi une meilleure coordination et une meilleure communication entre les parties impliquées.

Voici les éléments généralement inclus dans un SLA entre une équipe marketing et une équipe commerciale :

Objectifs Clés : Le SLA devrait commencer par énoncer clairement les objectifs communs des équipes concernées. Il peut s'agir de chiffres précis de génération de leads, de taux de conversion, de revenus ciblés, etc.
Responsabilités et Rôles : Le SLA doit définir les rôles et les responsabilités de chaque équipe impliquée. Cela garantit une compréhension claire de qui est responsable de quoi à chaque étape du processus.
Critères de Qualification des Leads : Le SLA doit préciser les critères spécifiques qui qualifient un lead comme étant prêt à être transmis de l'équipe marketing à l'équipe commerciale. Cela permet de s'assurer que les leads transmis sont de qualité et pertinents.
Processus de Transfert : Le SLA devrait décrire en détail le processus de transfert des leads entre les équipes. Cela peut inclure les outils, les notifications, les étapes à suivre, etc.
Engagements en Termes de Temps : Le SLA doit spécifier les délais d'action et de réponse. Par exemple, combien de temps l'équipe commerciale doit-elle prendre pour contacter un lead après qu'il a été transmis par l'équipe marketing.
Mesures de Performance : Le SLA doit inclure des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer la réussite du processus. Cela peut inclure des métriques telles que le taux de conversion, le nombre de leads générés, le temps de réponse, etc.
Mécanismes de Surveillance et de Rapports : Le SLA devrait définir comment les performances seront surveillées et comment les rapports seront générés. Cela peut inclure des indicateurs, outils ou des systèmes de suivi, ainsi que la fréquence des rapports.
Mécanismes d'Ajustement : Le SLA devrait prévoir des mécanismes pour apporter des ajustements en fonction des résultats et des changements dans l'environnement. Cela peut inclure des réunions régulières pour évaluer et ajuster le SLA si nécessaire.
Conséquences en Cas de Non-Respect : Le SLA peut également inclure des conséquences en cas de non-respect des engagements. Cela peut encourager les équipes à respecter les délais et les responsabilités.
Validation et Approbation : Le SLA doit être approuvé par les parties concernées, généralement les responsables des équipes impliquées, pour garantir un engagement formel.

Voici un aperçu d'un modèle de SLA en français :

helpspot-blog-10-conseils-optimiser-crm-modele-sla

Si vous voulez approfondir cette notion, je vous invite à lire cet article dédié sur le sujet du SLA.

Partager de manière transparente les informations

Imaginez une tour de contrôle où chaque équipe dispose d'une vue claire et détaillée de chaque interaction client.

C'est là que réside la puissance du partage transparent des informations entre les équipes.

Grâce à l'utilisation intelligente de votre CRM, vous pouvez créer un écosystème d'informations partagées, où les historiques d'achats, les préférences et les conversations sont accessibles à tous.

Dans le monde du recrutement comme dans beaucoup de secteur de prestations de services, chaque interaction compte, chaque prospect potentiel peut être la pierre angulaire d'une nouvelle collaboration fructueuse.

C'est pourquoi pour une société de recrutement, il est primordial d'assurer une communication transparente et fluide entre toutes ses équipes. Imaginez une équipe marketing qui détecte des talents exceptionnels, mais qui ne peut pas facilement les transmettre à l'équipe commerciale pour concrétiser ces opportunités.

C'est précisément ici que prend place notre démarche de partage d'informations, allant au-delà des simples échanges d'informations.

Il s'agit d'une stratégie organisée qui assure que chaque interaction, chaque point de contact, s'emboîte parfaitement pour créer une expérience candidat harmonieuse.

Dans l'exemple pratique qui suit, nous allons définir la façon dont une société de recrutement peut aligner ses équipes marketing et commerciales, permettant ainsi de transformer des prospects en placements réussis et de renforcer la réussite de chaque recrutement.

Exemple de processus de Partage d'Informations CRM dans une société de recrutement :

Identification des Moments Clés : Les équipes marketing et commerciales de notre société de recrutement se réunissent pour identifier les moments critiques où le partage d'informations est essentiel. Cela inclut la découverte de nouveaux talents, la qualification des candidats, les interactions avec les clients employeurs, etc.
Utilisation du CRM : Les deux équipes tirent parti du logiciel CRM dédié comme point central pour enregistrer et accéder aux informations. Chaque interaction, que ce soit lors d'une conversation téléphonique, d'un échange par email ou d'un suivi sur les réseaux sociaux, est minutieusement documentée dans le CRM.
Enregistrement Régulier : Les recruteurs s'engagent à enregistrer méthodiquement leurs interactions dans le CRM. Par exemple, lorsqu'un consultant a une discussion importante avec un candidat prometteur, il inscrit des notes détaillées pour partager les détails avec l'équipe marketing.

4. Accès Transparent : L'équipe marketing a un accès transparent aux informations stockées dans le CRM. Ils peuvent consulter les échanges passés avec les candidats, les préférences individuelles, les compétences spécifiques et d'autres éléments pertinents pour affiner leurs communications.

5. Personnalisation Pertinente : L'équipe marketing exploite ces données pour personnaliser les campagnes de manière pertinente. Par exemple, si un candidat manifeste un intérêt particulier pour un domaine spécifique lors d'une discussion avec un consultant, l'équipe marketing peut l'adresser avec des annonces de poste adaptées.

6. Feedback Bidirectionnel : Les deux équipes se réunissent régulièrement pour échanger des résultats et des retours d'expérience. Les consultants partagent leurs observations sur la qualité des candidats ou entreprises générées par les campagnes marketing, et l'équipe marketing fournit des informations sur la réaction des candidats et entreprises aux contenus.

7. Ajustements Continus : En fonction des retours et des données, les deux équipes apportent des ajustements constants à leur approche. Par exemple, si l'équipe marketing remarque que certains types de contenu suscitent plus d'engagement chez les candidats et entreprises, elles peuvent adapter leur stratégie en conséquence.

8. Suivi des Performances : Les deux équipes surveillent attentivement les performances des campagnes et des interactions dans le CRM. Les résultats sont régulièrement analysés pour identifier les tendances et découvrir des opportunités d'amélioration.

En mettant en place ce processus de partage d'informations comme celui-ci, notre société de recrutement renforce la collaboration entre les équipes commerciales et marketing, capitalise sur leurs compétences respectives et offre une expérience candidat cohérente et personnalisée à chaque étape du processus de recrutement.

Cette transparence permet aux équipes de personnaliser leurs interactions, d'offrir des solutions sur mesure et de surprendre agréablement les clients à chaque étape.

Avec HubSpot, l'intégration entre le CRM et l'outil de gestion des ventes est transparente : vous pouvez faciliter le partage d'informations entre les équipes marketing, commerciales et service client.

Si vous souhaitez voir comment les différentes briques du logiciel fonctionnent entre-elles, je vous invite à réserver une consultation CRM avec notre équipe.

5. Intégrez le CRM avec d'autres outils

Les intégrations "basiques"

Un CRM qui se respecte se doit d'être connecté à un minimum d'outils tiers pour exploiter son potentiel correctement.

Voici quelques exemples d'intégrations basiques couramment utilisées avec un CRM :

Messagerie électronique : Connectez votre CRM à des clients de messagerie électronique populaires comme Gmail ou Outlook Office 365 pour synchroniser les contacts, les conversations et les rendez-vous.
Calendriers : Liez votre CRM à des outils de gestion de calendriers comme Calendly pour suivre les rendez-vous, les réunions et les tâches importantes.
Réseaux sociaux : Connectez votre CRM à vos comptes de réseaux sociaux pour suivre les interactions et les activités sociales (normalement c'est une fonctionnalité native).
Formulaires en ligne : Lier votre CRM à des outils de création de formulaires comme HubSpot ou Typeform pour capturer les informations des prospects.
Chat en direct et Support client : Connectez votre CRM à des solutions de chat en direct pour suivre les conversations en temps réel et des plateformes de support client comme HubSpot, Zendesk ou Intercom pour centraliser les demandes d'assistance et suivre les interactions.
Gestion de projet : Connectez votre CRM à des outils de gestion de projet comme Trello, Asana ou encore Monday pour coordonner les tâches liées aux opportunités de vente et aux clients.
Communication interne : Lier votre CRM à des plateformes de communication interne comme Slack ou Microsoft Teams pour faciliter la collaboration entre les équipes.
Facturation : Connectez votre CRM à des logiciels de facturation comme Sellsy pour convertir des devis en facture, automatiser le suivi des paiements et des transactions.

Ces intégrations sont dites "basiques" mais honnêtement, elles permettent d'améliorer considérablement l'efficacité et l'efficience de vos opérations au quotidien.

En centralisant les informations, en automatisant les processus et en facilitant la collaboration entre les différentes équipes de votre entreprise, le potentiel de gain de temps estimé est par expérience de 1h à minima par jour et par collaborateur.

Les intégrations avancées

Il est possible d'aller plus loin en matière d'intégration et de venir "brancher" des logiciels plus pointus dans certains domaines afin d'automatiser davantage les tâches et les process et gagner ainsi encore plus de temps au quotidien.

Voici quelques exemples d'intégration plus poussées :

Automatisation du marketing : Connectez votre CRM à des plateformes d'automatisation du marketing comme HubSpot, Mailchimp ou Active Campaign pour créer des campagnes automatisées et suivre les interactions des prospects.
Site Web : Intégrez votre CRM à votre site web via un CMS comme WordPress pour suivre les comportements des visiteurs, analyser les pages consultées et personnaliser les interactions.
Webinars et événements en ligne : Lier votre CRM à des logiciels de webinars comme Zoom pour automatiser l'inscription, suivre la participation et segmenter les participants.
Systèmes de gestion des paiements : Connectez votre CRM à des outils de gestion des paiements comme Stripe ou Paypal pour faciliter et accélérer le règlement des créances.
Plateformes de commerce électronique : Intégrez votre CRM à des plateformes de commerce électronique comme Shopify ou Prestashop pour suivre les transactions, les comportements d'achat et personnaliser les offres.

Réseaux publicitaires : Lier votre CRM à des réseaux publicitaires comme Google Ads pour cibler des audiences spécifiques en fonction des données client.
Analyse des données : Intégrez votre CRM à des outils d'analyse comme Google Analytics ou Hotjar pour suivre les performances des campagnes et des interactions.
Création et gestion de documents en ligne : Intégrez votre CRM à des outils de création et de gestion de documents en ligne tels que Google Workspace (anciennement G Suite, ou Microsoft Office 365) ou PandaDoc pour générer facilement des contrats, des propositions et d'autres documents directement depuis le CRM.
Outils d'intelligence artificielle : Lier votre CRM à des solutions d'intelligence artificielle, comme ChatSpot d'Hubspot branché à ChatGPT), Salesforce Einstein ou Microsoft Dynamics 365 AI, pour générer du contenu, effectuer des actions rapide dans le CRM bénéficier d'analyses avancées et de prévisions des ventes.

Ces intégrations avancées étendent les fonctionnalités de votre CRM en introduisant des capacités avancées de création, d'analyse et de prévision, renforçant ainsi la valeur ajoutée pour votre entreprise.

Attention tout de même à ne pas vouloir connecter trop d'outils : cela pourrait occasionner une utilisation et une maintenance beaucoup plus complexe que prévu et produire l'effet inverse en vous faisant perdre du temps.

Par expérience, au delà de 10 outils connectés, l'écosystème commence à être dense et nécessite de se dégager du temps tous les mois pour assurer la maintenance de ces synchronisations.

Fixez-vous une limite en termes de nombre d'outils connectés au CRM : cela peut se faire par le déploiement d'une plateforme tout-en-un comme HubSpot.

Avec une telle plateforme, vous réduisez considérablement le nombre d'outils à implémenter car ces derniers ont des fonctionnalités natives dans la plateforme.

Par exemple pour construire l'équivalent de la suite CRM, Marketing et service client HubSpot, il vous faudra pas moins d'une quinzaine d'outils à connecter.

C'est faisable mais votre écosystème de logiciels s'alourdit et ressemble un peu à monstre à la Frankenstein.

Si vous voulez creuser le sujet, je vous invite à consulter cette page qui explique comment construire une telle plateforme sans HubSpot et qui présente notamment les couts cachés d'une telle démarche.

6. Segmentez votre base de données pour des campagnes ciblées

La segmentation efficace de votre base de données est l'une des clés pour des campagnes marketing réussies.

Elle vous permet de créer des messages ciblés et pertinents pour différents groupes de clients, augmentant ainsi les chances d'engagement et de conversion.

Segmenter avec des infos basiques : les propriétés standard

Commencez par segmenter votre base de données en utilisant des propriétés standard telles que la localisation géographique, le secteur d'activité ou la taille de l'entreprise.

Par exemple, si vous commercialisez des services de recrutement dans différentes régions, vous pouvez créer des segments spécifiques pour chaque emplacement.

Voici quelques exemples de propriétés que l'on peut qualifier de standard :

Nom et Prénom : Les informations de base sur l'identité du contact.
Adresse Email : Pour la communication directe.
Numéro de Téléphone : Pour les appels ou les messages textes.
Société : L'entreprise où travaille le contact.
Poste : Le rôle ou la fonction du contact au sein de l'entreprise.
Localisation Géographique : La ville, le pays ou la région où se trouve le contact.
Secteur d'Activité : L'industrie ou le domaine d'activité de l'entreprise.
Niveau d'Engagement : Indicateur du degré d'interaction ou d'intérêt du contact.
Statut de Conversion : Étape du parcours d'achat où se trouve le contact.
Source de Lead : Comment le contact a été acquis, par exemple via un formulaire en ligne, un salon professionnel ou un référencement.

Cette segmentation basique reste simple et efficace et vous permettra d'envoyer des messages adaptés aux besoins et aux préférences de chaque segments de clients ou prospects.

Segmenter avec des infos avancées : les propriétés "personnalisées"

Pour une segmentation plus précise, exploitez les propriétés personnalisées de votre CRM.

Créez des champs spécifiques pour recueillir des informations telles que les intérêts, les préférences de carrière ou les compétences spécifiques des candidats.

Voici quelques exemples d'informations personnalisées, également appelées propriétés personnalisées, que vous pourriez ajouter dans un CRM pour mieux segmenter vos contacts et personnaliser vos campagnes :

Type d'Abonnement : Pour différencier les abonnés à différents niveaux de service.
Intérêts Spécifiques : Pour connaître les domaines d'intérêt du contact (ex : développement personnel, technologie, etc.).
Taille de l'Entreprise : Pour adapter vos offres en fonction de la taille de l'entreprise du contact.
Langue Préférée : Pour envoyer des communications dans la langue souhaitée par le contact.
Niveau de Connaissance : Pour identifier les contacts novices ou experts dans votre domaine.
Cycle de Vie : Le stade du parcours d'achat où se trouve le contact (nouveau, en cours, converti, etc.).
Niveau d'Intérêt : pour suivre le niveau d'intérêt de vos contacts par rapport à vos produits ou services. (ex :"Très Intéressé", "Moyennement Intéressé" et "Pas Intéressé").

Par exemple, si une société de recrutement se spécialise dans l'embauche de professionnels de la technologie, elle peut créer un segment pour les développeurs front-end et un autre pour les experts en données.

Cela vous permettra d'envoyer des offres et des contenus personnalisés en fonction de leurs compétences et de leurs intérêts uniques.

Segmenter avec des données comportementales

La segmentation basée sur les comportements des contacts peut être extrêmement puissante.

Suivez les interactions des prospects avec vos campagnes, vos emails et votre site web. Par exemple, si un candidat a ouvert plusieurs de vos emails et a visité des pages spécifiques sur votre site, cela peut indiquer un fort intérêt.

Vous pouvez alors créer un segment pour ces prospects hautement engagés et leur envoyer des messages plus ciblés, tels qu'une invitation à un webinaire sur les meilleures pratiques de recherche d'emploi.

Voici 10 exemples de données comportementales que vous pourriez suivre dans un CRM pour mieux segmenter vos contacts et personnaliser vos interactions :

Score d'Engagement : Un score calculé en fonction des interactions avec vos contenus (emails ou pages web consultées, par exemple).
Taux d'Ouverture d'Emails : Suivez qui ouvre régulièrement vos emails pour identifier les contacts les plus engagés.
Clics sur les Liens : Enregistrez les contenus qui suscitent le plus d'intérêt pour personnaliser vos prochaines communications.
Pages Visitées sur le Site Web : Identifiez les intérêts spécifiques d'un contact en suivant les pages visitées sur votre site.
Téléchargements de Contenu : Suivez les ressources téléchargées pour ajuster vos campagnes en fonction des intérêts du contact.
Historique d'Achats : Gardez une trace des achats précédents pour offrir des recommandations et des offres pertinentes.
Participation à des Webinaires ou Événements : Identifiez les contacts intéressés par vos événements pour des invitations ciblées.
Interaction sur les Réseaux Sociaux : Suivez les interactions sur vos comptes sociaux pour mieux comprendre les préférences.
Abandon de Panier : Enregistrez les paniers abandonnés pour envoyer des rappels et des offres incitatives.
Réponses aux Sondages et Enquêtes : Utilisez les réponses pour personnaliser vos communications en fonction des préférences exprimées.
Historique des Appels ou des Conversations : Gardez une trace des interactions téléphoniques ou en personne pour une communication cohérente.

En segmentant votre base de données avec ces 3 types de segmentation, votre base de données devient stratégique et vous créez des opportunités d'engagement plus significatives et obtenez de meilleures chances de conversion.

Exemple de segmentation dans le CRM HubSpot

La plateforme CRM HubSpot permet une segmentation très fine de votre base de données selon les données que vous avez collecté et importé.

Pour information HubSpot possède plus d'une centaine de propriétés par défaut cad des champs dits "standards" (nom, prénom, site web) pour collecter l'information sur vos contacts et créer des segments.

Pour aller plus loin dans granularité de la segmentation, HubSpot vous offre aussi la possibilité de créer des propriétés personnalisées" ou "champs personnalisés" pour collecter des données plus spécifiques à votre secteur d'activité et à vos critère de ciblage.

Prenons l'exemple d'un éditeur de logiciels de facturation qui souhaite segmenter sa base selon les logiciels utilisés par ses clients.

Il pourra ainsi créer une propriété personnaliséE sous forme de menu déroulant pour que son équipe de vente puisse savoir avec quel logiciel de facture sont équipés actuellement les prospects.

Utilisez ensuite les listes dynamiques de HubSpot pour segmenter votre base de données en fonction de ce filtre

Par exemple, créez une liste dynamique de vos contacts qui sont équipés d'un logiciel de facturation concurrent afin de leur envoyer un contenu comparatif.

Enfin la plateforme permet également de segmenter selon des données de suivi comportemental et possède un module de lead scoring que nous allons décrire plus bas.

7. Utilisez le lead scoring et l'analyse prédictive

L'analyse prédictive peut être un véritable atout pour les commerciaux.

En utilisant cette technologie, vous pourrez identifier les clients à haut potentiel et les prospects les plus susceptibles de convertir, vous permettant ainsi de concentrer vos efforts sur les opportunités les plus prometteuses.

Qu'est-ce que l'analyse prédictive dans un CRM ?

L'analyse prédictive, au cœur de l'évolution technologique, est une méthode qui utilise des données historiques et des algorithmes avancés pour anticiper les futurs comportements et événements.

En se basant sur les modèles issus de l'analyse de données passées, elle identifie des tendances, des corrélations et des schémas cachés qui échapperaient autrement à la perception humaine.

Dans le contexte du CRM et des ventes, l'analyse prédictive peut être utilisée pour évaluer la probabilité de conversion des leads, identifier les opportunités de vente croisée et de vente incitative, ainsi que pour cibler les clients à haut potentiel.

Elle offre ainsi aux entreprises une perspective inestimable pour prendre des décisions éclairées et optimiser leurs stratégies commerciales.

Un exemple d'analyse prédictive

Prenons l'exemple d'une entreprise de vente en ligne de produits minceurs qui utilise un CRM pour gérer ses interactions avec les clients.

Grâce à l'analyse prédictive, le CRM peut évaluer les comportements passés des clients, tels que leurs achats précédents, leurs interactions sur le site web et leurs réponses aux campagnes marketing.

En analysant ces données, le CRM peut identifier des schémas spécifiques, comme les produits qui ont tendance à être achetés ensemble, ou les périodes de l'année où les ventes sont les plus élevées.

Ensuite, lorsque de nouveaux leads intéressés par les produits minceurs sont ajoutés à la base de données, le CRM peut appliquer ces modèles pour prédire quels produits ou programmes sont les plus susceptibles de les intéresser.

Par exemple, si un nouveau lead a consulté à plusieurs reprises des pages liées à des régimes alimentaires spécifiques et à des séances d'entraînement à domicile, le CRM peut anticiper que ce lead est intéressé par des produits connexes.

Les conseillers commerciaux peuvent alors personnaliser leurs approches en recommandant des programmes de régime et d'exercices adaptés aux besoins spécifiques de ce lead.

De plus, l'analyse prédictive peut également être utilisée pour évaluer la probabilité de conversion d'un lead en client.

Le CRM peut attribuer un score prédictif à chaque lead en fonction de facteurs tels que l'engagement, la fréquence de visite du site et la participation aux campagnes de marketing.

Les commerciaux peuvent ainsi se concentrer sur les leads ayant les scores les plus élevés, optimisant ainsi leur temps et leurs efforts pour des conversions plus probables.

Implémentez un scoring des leads

L'analyse et la détection d'opportunités en mode automatique nécessite bien souvent la mise en place d'un système de scoring des leads basé sur l'engagement et les actions des prospects dans votre CRM.

Le scoring vous permettra de prioriser les leads les plus chauds et d'optimiser votre processus de vente.

Par exemple, attribuez des points aux leads qui remplissent un formulaire de demande de devis et qui participent à un webinar en direct.

Analysez les performances pour s'améliorer en continu

N'oubliez pas de mesurer régulièrement les performances de vos campagnes marketing et commerciales.

Analysez les données de vos campagnes précédentes pour identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.

Ces analyses vous aideront à ajuster vos stratégies et à augmenter votre taux de conversion.

HubSpot propose des rapports et des analyses détaillées pour mesurer les performances de vos campagnes.

Analysez régulièrement les résultats pour identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.

Par exemple, identifiez les sources qui ont généré le plus de leads qualifiés et ajustez votre stratégie en conséquence.

Le scoring et l'analyse prédictive dans HubSpot

Le CRM HubSpot propose une fonctionnalité d'analyse prédictive qui s'appuie sur un système de lead scoring et des algorithmes d'apprentissage automatique pour évaluer la probabilité qu'un contact se transforme en client dans les 90 jours à venir.

Mais comment ça marche concrètement ?

Vidéo démo du lead scoring hubspot

En utilisant des propriétés telles que "Probabilité de conversion" et "Priorité de contact", vous pouvez segmenter vos contacts en fonction de leurs chances de conversion.

Par exemple, une probabilité de conversion de 22 indique que le contact a 22 % de chances de devenir client dans les 90 jours.

Les contacts sont regroupés en catégories comme "Très élevé", "Élevé", "Moyen" et "Faible" en fonction de leurs scores de probabilité de conversion.

Les scores de chaque catégorie peuvent évoluer avec le temps en fonction des interactions et des données recueillies.

Pour définir ces propriétés, HubSpot analyse des informations analytiques comme les visites de pages Web, les interactions par e-mail, les informations d'entreprise du contact et bien d'autres.

Les algorithmes d'apprentissage automatique utilisés sont conçus pour fournir des prévisions précises sans nécessairement exposer tous les détails du modèle.

Cette approche garantit des performances supérieures tout en mettant l'accent sur la précision globale des prédictions.

Cette fonctionnalité est disponible avec les abonnements Marketing Hub Entreprise et Sales Hub Entreprise.

Si vous souhaitez découvrir le potentiel du scoring et de l'analyse prédictive dans HubSpot, je vous invite à réserver une démo personnalisée avec notre équipe.

8. Automatisez les tâches fastidieuses

Certaines tâches commerciales sont répétitives et fastidieuses.

L'automatisation des tâches peut libérer un temps précieux pour les commerciaux, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Voici comment tirer parti de l'automatisation au sein de votre CRM :

Automatisation des Emails : Rédiger et envoyer des emails peut être chronophage. Utilisez les fonctionnalités d'automatisation pour créer des séquences d'emails préconfigurées en fonction des actions des contacts. Par exemple, après qu'un contact a téléchargé un contenu, vous pouvez planifier une série d'emails pertinents pour le guider à travers le parcours d'achat.
Flux de Travail Automatisés : Créez des flux de travail automatisés pour déclencher des actions en réponse à des conditions spécifiques. Par exemple, si un contact remplit un formulaire de demande d'informations, vous pouvez configurer un flux de travail pour lui envoyer automatiquement des ressources utiles et programmer un rappel pour un suivi.
Suivi des Activités : Automatisez le suivi des activités enregistrées dans le CRM. Chaque interaction, comme l'ouverture d'un email, la visite d'une page importante de votre site web, ou le clic sur un lien, peut déclencher une action spécifique. Par exemple, si un contact ouvre un email mais ne clique pas sur le lien, configurez une tâche automatique pour effectuer un suivi supplémentaire.
Notifications Automatisées : Configurez des notifications automatisées pour vous alerter lorsque des actions spécifiques se produisent. Par exemple, vous pouvez recevoir une notification lorsque qu'un lead important ouvre votre email ou visite votre site web.
Affectation Automatique des Leads : Utilisez des règles d'affectation pour attribuer automatiquement les leads aux commerciaux en fonction de critères prédéfinis. Par exemple, les leads en provenance d'une certaine région peuvent être attribués au commercial responsable de cette zone.
Rappels Automatisés : Configurez des rappels automatiques pour les tâches importantes. Par exemple, vous pouvez programmer un rappel pour appeler un prospect une semaine après avoir envoyé un devis (nous en avons parlé en détails plus haut).
Actions Automatiques en Fonction des Réponses : Utilisez l'automatisation pour déclencher des actions en fonction des réponses reçues. Par exemple, si un contact répond positivement à un mail de prospection, cela peut automatiquement déclencher l'envoi d'un nouveau mail avec un lien de prise de rdv.
Mise à Jour Automatique des Données : Automatisez la mise à jour des informations clients en intégrant des sources de données externes. Par exemple, vous pouvez synchroniser les données de LinkedIn pour obtenir les dernières informations sur vos contacts.

En automatisant ces processus, vous pouvez gagner en efficacité, réduire les erreurs humaines et offrir une expérience client plus cohérente et personnalisée.

A titre d'exemple, chez HelpSpot, l'automatisation des tâches et certaines autres fonctionnalités du CRM HubSpot nous ont fait gagner 1 heure par jour et par personne !

9. Centraliser la documentation commerciale

Les risques de ne pas intégrer la documentation commerciales dans un CRM

La documentation commerciale est une ressource vitale pour toute équipe de vente, mais ne pas la centraliser dans un CRM peut entraîner plusieurs enjeux et risques.

Lorsque les documents sont dispersés sur différents supports, tels que les boîtes de messagerie, les disques partagés ou même les dossiers personnels des membres de l'équipe, plusieurs problèmes peuvent surgir.

Voici quelques exemples :

la recherche de documents spécifiques devient fastidieuse et chronophage.
Les commerciaux perdent du temps à fouiller dans diverses sources pour trouver les informations nécessaires, ce qui ralentit le processus de vente.
l'absence de centralisation peut entraîner des erreurs et des incohérences dans les informations utilisées par les commerciaux.
différents membres de l'équipe peuvent accéder à des versions obsolètes ou incorrectes de documents, ce qui peut nuire à la précision des interactions avec les clients.
les risques de partage de documents non autorisés ou confidentiels augmentent également lorsque la documentation n'est pas stockée de manière sécurisée dans un CRM.

Un autre défi est la difficulté à assurer une collaboration efficace au sein de l'équipe.

Lorsque chacun conserve ses propres copies de documents, il devient compliqué de suivre les versions, de partager les mises à jour et de garantir que tous les membres de l'équipe disposent des informations les plus récentes.

Cela peut conduire à des communications désorganisées, à des décisions basées sur des informations obsolètes et à une perte d'efficacité générale.

Ne pas importer la documentation commerciale dans un CRM peut entraîner une perte de temps, des incohérences d'information, des risques de sécurité et une collaboration inefficace.

Il est donc essentiel de considérer les avantages d'une centralisation dans le but de maximiser l'efficacité, la précision et la sécurité de votre processus de vente.

Les avantages d'une documentation centralisée pour les commerciaux

Centraliser la documentation commerciale dans un CRM offre une multitude d'avantages qui améliorent l'efficacité, la collaboration et la qualité des interactions avec les clients.

Voici les principaux avantages de cette démarche :

Facilité d'Accès et de Recherche : Tous les documents nécessaires sont regroupés en un seul endroit, ce qui permet aux commerciaux de les retrouver rapidement grâce à des fonctionnalités de recherche avancées.
Consistance des Informations : La centralisation garantit que tous les membres de l'équipe accèdent aux mêmes informations actualisées, évitant ainsi les erreurs liées à des versions obsolètes.
Sécurité Améliorée : Un CRM sécurisé offre un moyen sûr de stocker et de partager des documents, réduisant les risques de fuites ou de partage non autorisé.
Collaboration + Efficace : Les fonctionnalités de partage et de collaboration intégrées au CRM permettent aux membres de l'équipe de travailler ensemble sur les documents en temps réel.
Suivi des Versions : Les modifications et les mises à jour des documents sont enregistrées, ce qui facilite le suivi des modifications et la révision des documents.
Historique des Interactions : En associant la documentation aux enregistrements de contact et d'opportunité, les commerciaux peuvent avoir un aperçu complet de l'historique des interactions avec un client.
Automatisation des Processus : Certains CRM offrent des flux de travail automatisés pour la gestion des documents, simplifiant les processus de validation et d'approbation.
Reporting Amélioré : La centralisation permet de suivre l'utilisation des documents et d'obtenir des insights sur leur efficacité dans le processus de vente.
Mobilité et Accès à Distance : Les commerciaux peuvent accéder aux documents de n'importe où, ce qui est particulièrement utile lorsqu'ils sont en déplacement ou en rendez-vous client.
Formation Facilitée : La documentation centralisée facilite la formation des nouveaux membres de l'équipe en leur fournissant un accès facile à toutes les ressources nécessaires.

Ces exemples peuvent paraitres un peu "gadgets" de prime abord mais je peux vous assurer que cela fera gagner énormément de temps à votre équipe commerciale au quotidien.

Gérer la documentation commerciale dans le CRM HubSpot

Comme la majorité des CRM, le logiciel CRM HubSpot propose une fonctionnalité très utile de gestion de la documentation commerciale.

Au delà du simple fait d'importer les documents dans le CRM, HubSpot propose une fonctionnalité de suivi des documents.

Cette fonctionnalité permet aux équipes de vente de suivre l'engagement des prospects avec les documents commerciaux.

Cela peut être fait en partageant les documents avec les prospects via un lien ou une pièce jointe de messagerie électronique.

D'un point de vue technique, HubSpot utilise ensuite un cookie pour suivre l'ouverture des documents.

Le suivi des documents peut fournir aux équipes de vente un certain nombre d'informations précieuses, notamment :

Le nombre de fois qu'un document a été ouvert
Les dates et heures d'ouverture
La durée de la lecture
Les documents partagés avec d'autres personnes

Ces informations peuvent être utilisées pour améliorer l'efficacité des efforts de vente en identifiant les documents qui sont les plus pertinents pour les prospects et en envoyant des e-mails de suivi opportuns.

A ce sujet, voici quelques exemples de la façon dont le suivi des documents peut être utilisé par les équipes de vente :

Un représentant des ventes peut utiliser le suivi des documents pour déterminer quels documents sont les plus susceptibles d'attirer l'attention des prospects.
Un représentant des ventes peut utiliser le suivi des documents pour suivre l'avancement d'un prospect dans le cycle de vente.
Un représentant des ventes peut utiliser le suivi des documents pour personnaliser les e-mails de suivi.

Le suivi des documents est un outil puissant qui peut aider les équipes de vente à mieux comprendre l'engagement des prospects et à améliorer leurs résultats.

10. Analysez les performances du CRM pour s'améliorer en continu

Pourquoi le CRM facilité l'analyse de la performance commerciale ?

La fonction de reporting d'un CRM est un atout vital pour votre équipe commerciale.

Elle permet de collecter, de synthétiser et de visualiser vos données de vente de manière claire et efficace.

Grâce à des tableaux de bord personnalisables, vous pouvez avoir une vue d'ensemble instantanée de vos performances, incluant des informations cruciales telles que les ventes réalisées, les opportunités en cours et le cycle de vente moyen.

L'automatisation du reporting élimine le besoin fastidieux de compiler manuellement des rapports.

Les informations sont mises à jour en temps réel, offrant une visibilité constante sur l'évolution des chiffres.

Ces données vous permettent d'identifier les tendances, les points forts et les faiblesses de votre processus de vente.

En utilisant ces informations, vous pouvez avoir une meilleure visibilité globale sur votre business pour ajuster vos stratégies et prendre des décisions éclairées.

Si une certaine approche génère des résultats exceptionnels, vous pouvez la renforcer.

De même, si vous repérez un secteur problématique, vous pouvez agir rapidement pour le résoudre.

Le CRM devient ainsi une sorte de "boussole en temps réel" pour orienter vos efforts et réagir de manière proactive pour atteindre vos objectifs de vente.

La puissance du reporting dans un CRM ne réside pas seulement dans la collecte de données, mais dans sa capacité à vous fournir une feuille de route concrète pour réaliser des améliorations continues afin d'atteindre vos objectifs de chiffre d'affaires.

Comment exploiter correctement les données commerciales ?

En analysant régulièrement les données de votre CRM, vous pouvez identifier ce qui fonctionne bien et ce qui nécessite des ajustements.

Voici comment utiliser l'analyse pour tirer le meilleur parti de votre CRM :

Mesurez les Indicateurs Clés de Performance (KPIs) : Identifiez les KPIs pertinents pour votre entreprise, tels que le taux de conversion, la durée du cycle de vente, le nombre de leads générés, etc. Analysez ces données pour évaluer vos performances actuelles.
Mettez en Place des Tableaux de Bord : Créez des tableaux de bord personnalisés dans votre CRM pour suivre facilement vos KPIs et vos performances. Cela permet à chaque membre de l'équipe de rester informé en temps réel.
Identifiez les Tendances et les Modèles : L'analyse des données du CRM peut révéler des tendances et des modèles que vous n'auriez peut-être pas remarqués autrement. Par exemple, vous pourriez découvrir que certaines périodes de l'année sont plus propices à la génération de leads, ce qui vous permet de planifier vos campagnes en conséquence.
Identifiez les Points de Blocage : Si vous remarquez des baisses soudaines dans certaines métriques, cela pourrait indiquer un problème spécifique dans le processus de vente. En identifiant ces points de blocage, vous pouvez les résoudre rapidement pour éviter toute perte d'opportunités.
Identifiez les Meilleures Pratiques : En analysant les performances de vos commerciaux les plus performants, vous pouvez identifier les meilleures pratiques qu'ils utilisent. Partagez ces pratiques avec l'ensemble de l'équipe pour améliorer les performances globales.
Ajustez vos Stratégies : Les données analytiques vous fournissent des informations concrètes pour ajuster vos stratégies. Par exemple, si vous constatez que les leads provenant d'une source spécifique ont un taux de conversion élevé, vous pourriez décider d'allouer plus de ressources à cette source.
Testez et Optimisez : Utilisez l'analyse pour tester de nouvelles approches. Par exemple, essayez différents types de contenus dans vos emails ou modifiez vos appels à l'action. Analysez les résultats pour déterminer ce qui fonctionne le mieux.

Le prérequis à tout bon reporting est la qualité de la donnée : comme évoqué au tout début de cet article, assurez-vous que vos équipes enregistrent correctement les interactions et les informations dans le CRM pour garantir des analyses précises.
L'analyse des performances de votre CRM est une étape essentielle pour évoluer en tant qu'équipe commerciale.

En exploitant les données et les insights fournis par votre CRM, vous pouvez continuellement ajuster vos stratégies, améliorer vos processus et augmenter vos résultats commerciaux.

C'est une démarche qui permet d'inscrire l'amélioration continue au cœur de vos opérations commerciales.

Créer des reportings de vente et analyse la donnée dans HubSpot CRM

La fonctionnalité de reporting des ventes est bien évidement présente dans le logiciel HubSpot.

Cette fonctionnalité permet aux équipes de vente de suivre leurs performances et d'identifier les domaines d'amélioration.

Voici les caractéristiques principales des rapports de vente HubSpot :

Variété de rapports prédéfinis : HubSpot propose une variété de rapports prédéfinis qui couvrent les principaux aspects des performances de vente, notamment le pipeline des ventes, les activités des représentants des ventes, les prospects et les clients. Ces rapports peuvent être utilisés pour obtenir un aperçu rapide de la performance globale de l'équipe de vente.
Personnalisation avancée : Les rapports de vente HubSpot peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque équipe de vente. Cela permet aux équipes de vente de créer des rapports qui sont pertinents pour leurs objectifs et leurs priorités.
Utilisations " micro et macro": Les rapports de vente peuvent être utilisés pour suivre les performances des représentants des ventes, identifier les domaines d'amélioration et suivre les performances globales de l'entreprise.

Voici quelques exemples de cas d'usages où les rapports de vente HubSpot peuvent être utilisés :

Suivi des performances des représentants des ventes : Les rapports de vente peuvent être utilisés pour suivre le nombre d'appels, de réunions et d'e-mails envoyés par chaque représentant des ventes. Cette information peut être utilisée pour identifier les représentants des ventes qui ont besoin d'aide ou pour féliciter les représentants des ventes qui ont de bonnes performances.
Identification des domaines d'amélioration : Les rapports de vente peuvent être utilisés pour identifier les domaines où l'équipe de vente peut s'améliorer. Par exemple, un rapport sur le pipeline des ventes peut révéler que l'équipe de vente a du mal à convertir les prospects en clients.
Suivi des performances globales : Les rapports de vente peuvent être utilisés pour suivre les performances globales de l'entreprise. Par exemple, un rapport sur les revenus peut révéler que l'entreprise a atteint ou dépassé ses objectifs de vente.

Les rapports de vente HubSpot sont un outil puissant qui peut aider les équipes de vente à améliorer leurs performances.

En suivant les performances de leur équipe de vente, les entreprises peuvent identifier les domaines d'amélioration et prendre des mesures pour améliorer leur performance commerciale au quotidien.

Si vous souhaitez voir le plus comment le reporting HubSpot peut répondre à vos besoins en matière d'analyse, je vous invite à réserver une démo HubSpot.

Pour aller plus loin

J'espère que cet article vous a plu et vous qu'il vous donnera des idées afin de maximiser le potentiel de votre outil CRM.

Si vous êtes utilisateur de la solution HubSpot CRM mais que nous n'arrivez pas à rentabiliser le logiciel, nous pouvons vous aider à optimiser son usage.

A ce sujet, je vous invite à consulter notre article sur ce qu'est une agence HubSpot et comment choisir le bon partenaire HubSpot.

Si vous êtes en pleine réflexion pour passer de Excel à un CRM, nous pouvons vous montrer le potentiel de la solution HubSpot.

Dans les 2 cas, n'attendez plus, réservez dès maintenant votre session de consultation CRM gratuite et découvrez comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.